Formulario 941: Declaración federal trimestral del patrono

El Formulario 941 es la declaración federal trimestral para patronos. Sirve para informar los salarios que pagó, las propinas que sus empleados le reportaron, el impuesto federal sobre la renta que retuvo y las partes del patrono y del empleado del impuesto de Seguro Social y de Medicare. Se presenta una vez por cada trimestre del año calendario.

Este artículo es información general de la revisión de marzo de 2026 del Formulario 941 y de sus instrucciones (Rev. 3-2026). El IRS indica que esa revisión se usa para los cuatro trimestres de 2026. El artículo no le dice qué presentar en su caso.

Quién debe presentarlo

Las instrucciones indican que debe presentar el Formulario 941 si paga salarios sujetos a la retención federal del impuesto sobre la renta, o al impuesto de Seguro Social y de Medicare. Lo presenta cada trimestre aunque no haya pagado salarios en ese trimestre, salvo que ya haya presentado una declaración final.

Algunos patronos siguen otras reglas. Los patronos de empleados domésticos normalmente no presentan el Formulario 941; las instrucciones remiten al Anexo H (Formulario 1040) y a la Publicación 926. Los patronos de trabajadores agrícolas no lo presentan por los salarios agrícolas; usan el Formulario 943. Los patronos que califican para el Formulario 944, una declaración anual, pueden pedir al IRS que les permita presentar Formularios 941 trimestrales.

El Formulario 941 no informa el impuesto de desempleo. Ese impuesto va en el Formulario 940: Declaración anual del impuesto federal de desempleo (FUTA) del patrono. La retención de respaldo y la retención sobre pensiones, anualidades y ganancias de juego van en el Formulario 945.

Qué pregunta el formulario

• La Parte 1 pregunta cuántos empleados recibieron pago en el período de pago que incluye el 12 de marzo, el 12 de junio, el 12 de septiembre o el 12 de diciembre, según el trimestre.
• Las líneas 2 y 3 informan los salarios, las propinas y otras compensaciones, y el impuesto federal sobre la renta retenido sobre ellos.
• Las líneas siguientes cubren el impuesto de Seguro Social y de Medicare, los ajustes por fracciones de centavo, la enfermedad pagada, las propinas y el seguro de vida colectivo a término, y los totales que llevan a la línea 12.
• La Parte 2 es su calendario de depósitos y su obligación tributaria del trimestre. Para los depositantes mensuales, las instrucciones indican que el total del trimestre debe igualar el total de impuestos de la línea 12.

Cuándo vence

La fecha límite es el último día del mes siguiente al cierre del trimestre:

• Enero, febrero y marzo: 30 de abril.
• Abril, mayo y junio: 31 de julio.
• Julio, agosto y septiembre: 31 de octubre.
• Octubre, noviembre y diciembre: 31 de enero.

Si hizo todos sus depósitos a tiempo, las instrucciones indican que puede presentar hasta el día 10 del segundo mes después del cierre del trimestre. Para el primer trimestre, eso es el 10 de mayo. Un matasellos en o antes de la fecha límite cuenta como a tiempo. Si la fecha límite cae en fin de semana o día feriado legal, pasa al siguiente día hábil.

Cuándo debe depositar

Su calendario de depósitos no depende de la frecuencia con que paga a sus empleados. Depende del impuesto que informó en el Formulario 941 durante un período de retrospección de cuatro trimestres. Para 2026, ese período va del 1 de julio de 2024 al 30 de junio de 2025. Si presentó el Formulario 944 en 2024 o en 2025, el período es el año calendario 2024.

• Si los impuestos del período de retrospección fueron de 50,000 dólares o menos, es depositante mensual.
• Si fueron más de 50,000 dólares, es depositante semanal semestral.
• Un depositante mensual que acumula una obligación de 100,000 dólares en cualquier día pasa a ser depositante semanal al día siguiente, según la regla de depósito al día siguiente de 100,000 dólares que describe la Publicación 15.

Si sus impuestos del trimestre actual y del trimestre anterior son ambos menores de 2,500 dólares, y no llegó a la regla de 100,000 dólares, las instrucciones indican que no tiene que depositar. Aun así debe pagar cualquier monto adeudado con una declaración presentada a tiempo para evitar multas. Las instrucciones también indican que todos los depósitos federales deben hacerse por transferencia electrónica de fondos (EFT).

Antes de presentarlo

Use la revisión que corresponde al año fiscal. Para los trimestres de 2026 se usa la revisión de 2026. Las revisiones anteriores están en IRS.gov. Si encuentra un error en una declaración ya presentada, la corrección va en el Formulario 941-X, no en el formulario del trimestre siguiente.

Para conservar registros, vea ¿Cuánto tiempo debo guardar mis registros de impuestos?.

Fuentes: Fuentes: IRS, Formulario 941, Declaración federal trimestral del patrono (Rev. marzo 2026) (https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/f941.pdf); Instrucciones para el Formulario 941 (Rev. marzo 2026) (https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/i941.pdf) Esta es información general, no asesoría sobre su declaración específica.

Más guías sobre: Trabajo por cuenta propia y pequeños negocios

← Volver al blog · Read in English