Formulario 940: Declaración anual del impuesto federal de desempleo (FUTA) del patrono

El Formulario 940 es la declaración federal anual del impuesto de la Ley Federal de Impuesto de Desempleo (FUTA). Los patronos lo usan para informar el impuesto federal de desempleo sobre los salarios pagados durante el año calendario. Los programas estatales de desempleo son aparte. Este formulario cubre solo la parte federal.

Este artículo sigue la edición 2025 del Formulario 940 y sus instrucciones, la edición que el IRS publica para el año calendario 2025. Las instrucciones indican que los cambios de 2026 aparecerán en las instrucciones de 2026. Revise IRS.gov para la edición que corresponde al año que presenta.

Quién debe presentarlo

Para la declaración de 2025, las instrucciones hacen dos preguntas. ¿Pagó salarios de 1,500 dólares o más en cualquier trimestre calendario de 2024 o de 2025? ¿Tuvo uno o más empleados en al menos parte de un día, en 20 o más semanas distintas de 2024 o de 2025? Si respondió que sí a cualquiera de las dos, debe presentar el Formulario 940.

Algunas reglas son diferentes. Las instrucciones indican que los servicios prestados por empleados de un estado, o de una subdivisión política del estado, están exentos del impuesto FUTA, y que no se requiere el Formulario 940 para ellos. Al contar empleados, las instrucciones indican incluir a los trabajadores de tiempo completo, de medio tiempo y temporales, pero no a los socios de una sociedad.

Cómo se calcula el impuesto FUTA

• El impuesto FUTA es de 6.0% sobre los primeros 7,000 dólares pagados a cada empleado durante el año calendario, después de restar los pagos exentos del impuesto FUTA.
• La mayoría de los patronos recibe un crédito de hasta 5.4% contra ese impuesto, por las contribuciones estatales de desempleo pagadas a tiempo. Cuando ese crédito aplica, la tasa federal neta es de 0.6%.
• En un estado con reducción de crédito, el crédito es menor. El Anexo A (Formulario 940) calcula la reducción, y las instrucciones indican incluir ese monto con el depósito del cuarto trimestre.

Cuándo depositar

El Formulario 940 cubre todo el año calendario, pero es posible que tenga que depositar el impuesto FUTA durante el año. Si su impuesto FUTA es de más de 500 dólares en el año, debe depositar al menos un pago trimestral. Si el impuesto de un trimestre es de 500 dólares o menos, lo traslada al trimestre siguiente hasta que el total supere los 500 dólares.

• Impuesto FUTA sin depositar de más de 500 dólares al 31 de marzo: depositar antes del 30 de abril.
• Al 30 de junio: depositar antes del 31 de julio.
• Al 30 de septiembre: depositar antes del 31 de octubre.
• Al 31 de diciembre: depositar antes del 31 de enero.

Las instrucciones indican que debe usar EFT para todos los depósitos federales.

Cuándo presentarlo

Para la declaración de 2025, el Formulario 940 vencía el 2 de febrero de 2026. Si depositó todo el impuesto FUTA cuando vencía, las instrucciones permiten presentarlo hasta el 10 de febrero de 2026. Un matasellos en o antes de la fecha límite cuenta como a tiempo. Si la fecha límite cae en fin de semana o día feriado legal, pasa al siguiente día hábil.

El límite de 7,000 dólares se aplica a cada empleado por separado. Un trabajador que llega al límite temprano en el año no suma más impuesto FUTA por el resto de ese año.

Casos especiales

Si no hizo pagos a empleados en 2025, las instrucciones indican marcar la casilla c en la esquina superior derecha del formulario, ir a la Parte 7, firmar y presentarlo. Si su negocio cerró o dejó de pagar salarios, marque la casilla d. Las instrucciones también tratan a los patronos sucesores, que pueden incluir salarios pagados por el patrono anterior.

Declaraciones relacionadas

Los salarios y la retención del impuesto sobre la renta van en el Formulario 941: Declaración federal trimestral del patrono. Los dos formularios trabajan juntos, pero cubren impuestos distintos y períodos distintos. Si tiene una pregunta sobre una presentación tardía, vea ¿Qué pasa si presento tarde mi declaración o no puedo pagar lo que debo?.

Fuentes: Fuentes: IRS, Formulario 940, Declaración anual federal del impuesto de desempleo (FUTA) del patrono (2025) (https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/f940.pdf); Instrucciones para el Formulario 940 (2025) (https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/i940.pdf) Esta es información general, no asesoría sobre su declaración específica.

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