Registros para conductores independientes: ¿qué registros de millas y gastos debo guardar?
Publicado el 29 de octubre de 2026
Si maneja para una aplicación de transporte o de entregas, los registros que guarde deciden cuánto de su manejo acepta el IRS como gasto de negocio. Necesita un registro que muestre cuándo manejó, cuántas millas recorrió y por qué. También necesita recibos de los costos que deduce por separado, como estacionamiento y peajes. El IRS espera registros hechos al momento de cada viaje o cerca de él, y un registro semanal que refleje el uso de cada semana cuenta como oportuno.
¿Qué registros de millas espera el IRS?
La Publicación 463 del IRS, Viajes, regalos y gastos del automóvil (Travel, Gift, and Car Expenses), describe lo que debe mostrar un registro del vehículo: la fecha y el kilometraje de cada uso comercial, el propósito comercial y el total de millas que recorrió el vehículo durante el año. También guarde la fecha en que empezó a usar el auto para el negocio. La Publicación 463 indica que un registro llevado cada semana, que refleje el uso de esa semana, se considera un registro oportuno. No tiene que anotar cada viaje el mismo día, pero no debe reconstruir un año entero de memoria en abril.
¿Qué tarifa de millas aplica en 2026?
El IRS fija cada año una tarifa estándar por milla. Para 2026 empezó en 72.5 centavos por milla (Aviso 2026-10, Notice 2026-10). Después, el IRS subió la tarifa comercial a 76 centavos por milla para viajes de negocio realizados a partir del 1 de julio de 2026 (Anuncio 2026-11, Announcement 2026-11). Use la tarifa que corresponde a la fecha de cada viaje. Con la tarifa estándar, no puede deducir también gasolina, seguro, reparaciones ni depreciación de ese auto, pero los estacionamientos y peajes comerciales sí se deducen aparte de la tarifa (Publicación 463).
¿Y si prefiero los gastos reales?
También puede calcular la parte comercial de los gastos reales del auto, como gasolina, seguro, reparaciones, registro y depreciación. Ese método exige todos los recibos y un porcentaje de uso comercial: millas comerciales divididas entre millas totales. La Publicación 463 indica que puede comparar ambos métodos. Si usa la tarifa estándar en un auto que usted es dueño, debe elegirla en el primer año en que el auto esté disponible para el negocio. En años posteriores, puede cambiar entre la tarifa estándar y los gastos reales. Elija el método que dé la deducción más grande en su caso y guarde los registros de ese método.
¿Qué dice un ejemplo práctico?
Solo una ilustración, con cifras redondas inventadas: Leo maneja para una aplicación de entregas. De enero a junio de 2026 registra 4,000 millas comerciales. De julio a diciembre registra 5,600 millas comerciales. Durante el año también paga $180 de estacionamiento comercial y $60 de peajes.
Tarifa estándar, primer semestre: 4,000 × $0.725 = $2,900.
Tarifa estándar, segundo semestre: 5,600 × $0.76 = $4,256.
Estacionamiento y peajes, por separado: $180 + $60 = $240.
Total: $2,900 + $4,256 + $240 = $7,396.
Cada milla de este ejemplo es comercial, desde una recogida o entrega hasta la siguiente. Las millas entre su casa y la primera recogida, o entre la última entrega y su casa, generalmente son de traslado al trabajo y no son deducibles según la Publicación 463. Leo las dejaría fuera.
¿Cuál es el error más común?
Reconstruir el registro a la hora de declarar. El historial de viajes de la aplicación es una prueba útil, pero la Publicación 463 indica que un registro hecho después tiene menos valor que uno hecho al momento del viaje o cerca de él. Otro error común es contar el traslado al trabajo. La Publicación 463 trata el viaje entre su casa y un lugar de trabajo habitual como traslado personal, que no es deducible. Revise esas reglas antes de contar esas millas.
¿Qué debo hacer a continuación?
Una forma sencilla de llevar los registros cada semana:
- Anote cada viaje comercial con la fecha, el inicio y el fin, las millas y un propósito breve, como “recogida de entrega, zona de restaurantes”.
- Exporte el historial de viajes y de ingresos de la aplicación por lo menos una vez al mes y guárdelo con su registro.
- Anote la lectura del odómetro en enero y en diciembre, y la fecha en que empezó a usar el auto para el negocio.
- Guarde los recibos de estacionamiento comercial, peajes y cualquier insumo que compre para el trabajo.
- Revise los informes de ingresos que le envíe la plataforma, como el Formulario 1099-NEC o el Formulario 1099-K. La Publicación 334 indica que el umbral del Formulario 1099-NEC para pagos informables hechos después de 2025 es de $2,000, pero todo su ingreso es tributable aunque no le llegue ningún formulario.
Si desea ayuda para ordenar sus registros antes de declarar, vea cómo funciona. Este artículo es información general, no una recomendación sobre su declaración específica.
Fuentes: Publicación 463 del IRS, Viajes, regalos y gastos del automóvil (Travel, Gift, and Car Expenses; edición de declaraciones de 2025), registros del vehículo, registros oportunos, tarifa estándar por milla, estacionamiento y peajes, y traslado al trabajo; Aviso 2026-10 del IRS (Notice 2026-10; tarifa de 2026 de 72.5 centavos); Anuncio 2026-11 del IRS (Announcement 2026-11; tarifa comercial de 76 centavos para viajes a partir del 1 de julio de 2026); comunicado IR-2025-128; Publicación 334 del IRS, Guía tributaria para pequeñas empresas (umbral del Formulario 1099-NEC). Esta es información general, no asesoría sobre su declaración específica.
